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年会干货 | HR如何办好一场年会活动
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9月快到了,年会也近了,如果你是一位HR,接下来的一段时间里可能会莫名其妙接到领导的发问:马上年底了,年会怎么还没开始准备?

然后匆忙建立筹备组、做策划、找场地,找节目,在焦头烂额中加班加点一个月

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所以各位HR朋友们,不早了,年会可以开始筹备了。

今天,给大家理一理年会筹备的脉络,聊聊搞定一场年会中最关键的4个关节。


一张确定的时间表

一个高逼格的场地

一个直指灵魂的主题

一条会呼吸的故事线


一、一张确定的时间表


年会最需要优先考虑的2个问题:什么时间举办?在什么地点举办?


年会时间首当其冲。

一切组织者都要有把尺子:项目的deadline是什么?再反推规划和执行的时间。

以超过500人的大型年会为例,为了保证在春节前有档期,需要在10月(提前4个月,不夸张)确定好年会时间、年会规模。

而为了确定年会时间和地点,需要再提前3-4周开始推进相关沟通、协调、决策工作。

只有在年会时间确定的情况下,才能继续回答where(年会场地)、what(年会内容)等大问题,相关时间表才能按部就班部署规划。否则,一切空谈。


时间线是生命线。为了保证所有项目不延期,年会时间确定后,筹办者们需要管好两张时间表:

第一是从项目开始准备时就列的大时间表,根据具体情况,提前2个月左右,可以分几大块,如年会策划,年会节目、供应商等,分给不同的负责人,然后根据各方进度随时综合协调。        

另外一个时间表就是我们常说的Rundown,是年会马上就要开始前,现场的执行表,要基于年会环节制定,我们常说要细化到分钟甚至是秒,保证现场的所有人都能协同配合,在合适的时间出现在正确的位置。


二、一个高逼格的场地  


解决年会场地问题,只需要记住“S.H.E.”三个方向。


1  郊区度假村

伙伴们辛苦一年,找个远离市区,轻松、独立的环境,一起享受有意思的娱乐项目和康乐项目。犒劳了大家的同时,更能达到团队融合的目的。

不用太担心交通和设施问题,近年来随着交通发展和消费升级,郊区度假村酒店交通、设备以及服务意识都较市区场地有了更明显的年会优势。主题类度假酒店和季节性明显的娱乐项目更是受到了广泛欢迎。厌倦了市区酒店年会的企业更倾向选择这类场地。

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2  酒店

通常的年会,多数会选择酒店类场地。市区内的场地较多,最大的有点是交通方便。从酒店硬件设备,服务体验,酒店多数是年会的首选。

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3  娱乐型场所

这里面包含的场地,不仅仅是KTV还有晚会场地,特色场地,餐厅类型,以及温泉,拓展基地,甚至电影院、运动馆。一场年会能否成功,场地至少占了60%的因素。好的场地能用自己的调性为活动赋能,能起到如虎添翼的作用。

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从年会策划者的角度来讲,活动策划前期,“场地为王”。场地是活动策划落地的开端。除了类型外,还要考虑:年会环节、容量,设施,档次,花费,交通,配套(如餐饮住宿),备案等因素。

  • 年会环节,公司规模不同、年会的诉求的差异,就直接决定是用什么场地。如果没有特殊的目的和要求,就在市区周边的酒店举办短平快的纯餐;如果有晚宴,就增加会议室;如果希望穿插培训、拓展训练,就把大家拉到郊区度假村。


  • 容量,在预算允许的情况下,面积更大的场地会带来更好的参会体验。以200人年会为例,一个厅高4米以上,会场500平米(通常1/3)大宴会厅是比较经济的选择。但如果追求更舒服的参会体验,那么会场最好用到600平米。

  • 调性。不同类型的场地适用于相应的场景。我们提到的S.H.E.3种场地,在不同的场景下,将实现场地的赋能。

    比如,一个30-50人的小型活动,强烈建议把目光投向市区的特色场地,比如购物公园、欢乐海岸、海上世界等特色西餐厅。既吃好,又可以过把酒吧驻唱的瘾,成为朋友圈中逼格最高的“别人家的年会”。

    对于300人的互联网公司,充满了青春荷尔蒙的气息,可以尝试去温泉酒店释放自己的青春热度,给这个冬天添点温度。

  • 价格。再好的想法也要预算(Budget)支撑,不赘。

  • 档期。年底酒店档期比国庆高速更拥堵。对此仅有两条建议:

  • 提前订!提前订!提前订!

  • 找野趣时光!我们知道的深圳市区或深圳周边有特色的年会场地,并且知道什么时间有空档期!联系方式:13670008916(小野同学),微信同号。

三、一个直指灵魂的主题  


  年会主题(slogan)是一场年会的“灵魂”,为年会基调点睛,也为年会的故事线、情绪线和视觉设计定下基调。

这类主题不仅不能给与会者留下印象,也不能赋予故事线以“灵魂”,开场视频(可能只是成就罗列)和节目(冗长的领导讲话和简单的节目)将变得黯淡无光。

一个直指灵魂的主题 往往具有出色的营销意识,不仅要结合背景传递核心信息,有时还要有感情共鸣。

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  • 内容上,突出核心诉求。

   情感上,要引起受众的共鸣

  • 技巧上:使用具有公司气质的语言。

   精彩的主题 需要尽可能营造画面感——少用形容词,多用名词和动词。


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四、一条会呼吸的故事线  
一场年会要讲一个好故事,故事的主人公是公司中的每个人。

如何通过内容的精心打造,让现场的每个人感受到过去一年的成长、参与和成就,在节奏的一张一弛,情绪的起承转合中让每个人感受到自己和公司同呼吸,并把这种感情基调深深写入脑海中,是每个筹备者必须思考的问题。


故事线上有几个重点环节,请大家格外注意:

  • 年会的开场视频 –荣誉感与存在感并存的屏住呼吸

  • 颁奖环节的获奖者评语

  • 晚宴的吐槽节目

这是理性与感性的交融的时刻,犹如《了不起的盖茨比》的盛宴。每个人都将换了份心情,全情投入。把来自工作场景的素材经过精心编排,产生“高于生活”的效果,为今年的一切做个注脚,为未来注入期待。

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  • 简单的,搞歌曲串烧,表演小品,模仿综艺节目,容易出彩。

  • 高雅的,集中突击学个芭蕾舞或者沙画表演,编排一个《感觉身体被掏空》之类的合唱。

  • 条件允许的,多多吐槽,玩死老板。

年会的终极目标,是让团队看到,看到自己最初的梦想,在新的一年绽放光彩。

最后,想得再多,总要有喊“Action!” 的一刻。

2019年会在向你召唤,你关心的年会,我们也关心。年会找场地,就找小野。

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