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【攻略】年会场地“避坑”指南
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这篇文章,主要为大家指出找场地的每一个过程中可能遇到的问题,防止大家进坑。


找场地,总共分3步:找场地、看场地、订场地。



第一阶段:找场地,搜信息


找场地,是一项“搜集信息”的过程。



搜集哪些信息?


1)搜集公司意愿。能不能get到老板的点,对是否能够找到好场地影响极大。“人数多少”、“场地大小”、“交通方便”并不老板最关心的问题,“气氛够不够好”、“效果能不能达到”才是。


2)搜集过去曾用场地。搜集公司前两年举办场地信息至关重要,因为大多数情况下今年场地要求不会和去年有太大变化。


3)搜集场地信息。在走过上述两个步骤以后,最后才是搜集场地信息这个步骤。通常:第一步,海选式打电话和酒店搜集信息。第二步,面对收集的场地,做比较。


这一步骤往往最为耗时费力,通常需要一周时间来准备,当然,你也可以加野趣时光客服微信,把我们挑选好的场地信息打包发给你。

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小野同学


1. 场地的标准。

场地面积,人数,还有基本的会场风格和位置,还有初步的会场价格。有经验的同事还会收集场地的具体长宽高,菜单,或者停车位数量。


2. 档期。(很重要)

年底所有公司都开会,所以档期紧张。没有档期,说再多也没用。要记住“先下手为强”。


3. 其他服务。

如果场地还提供其他配套设施和服务,要询问清楚项目和收费情况。



“找场地”阶段有哪些坑?


搜了很多数据,但依然找不出好场地,这是为什么呢?。


第一,没有收集到关键数据。打个比方,或许会场6米的层高让你感觉很不错,可搭建测量发现背景板只能搭建到4米。为什么呢?因为水晶灯占据了空间距离,“灯下层高”才是我们收集时的可参考数据。


第二,数据并不能忠实地反映出诸如“场地风格”的实际情况。


所以,收集数据一定要足够细致,不仅要包含关键数据、平面图等理性材料,更要包含照片等感性场地材料。



第二步:看场地



经过严格比对,终于选出3-4家感兴趣的场地。我们可以进入到第二阶段,看场地。


看场地,本质上是验证场地可操作性的过程。在看场地的过程中,将之前忽略的细节问题发现,统一的梳理并处理妥当。


看场地要看什么?


实际探查场地过程中,人们会发现在纸面方案中无法发现的“坑点”:


“这个酒店哪儿都好。就是我们人数增多了,他们家房间不能在一幢楼里解决。还得重新找。”


“这个会场厅我特别喜欢,但是我们人数多,午餐安排比较麻烦。”


“年会就在意吃饭的热闹,就怕喝醉了回不了房。这个晚宴现场和住宿的地方有点远。”



因此,在看场地阶段,除了再次考察场地风格、大小、交通、预算、硬件设施、场地服务和食物外,关键是看活动的动线图和验证是否能够满足年会需求


  • 嘉宾到达酒店,乘坐电梯到达会场。酒店有几部电梯,可以到达会议楼层?如果是大型年会,酒店是否可以配合时段,把电梯的上下行方向改变?


  • 到达会场,会议序厅面积能否满足签到需求? 签到区通常也会有展示的功能,设想中的展示面积能否满足?


  • 小规模的年会,只用宴会厅一部分,隔音效果是不是好?两家公司开会期间是否相互受影响?


  • 会议全天中的用餐,酒店餐厅是否可以全部容纳还是需要分2个厅?或者更大规模的会议,用餐是否要涉及到分时段?



“看场地”阶段有哪些坑?


这个阶段,如果没有全方位确认场地使用情况,没有和活动流程没有关联起来,就必将影响活动体验。因此,务必要以用户角度代入式的看场地。按照活动动线图,辅以会议流程看场地。



第三阶段:订场地



订场地要注意哪些问题?



在确定一家场地之前,你需要再次核对一些细节:


  • 酒店是否及时落实需求,菜单质量是否满意,等等细节

  • 搭建的时间点(一般给到免费4个小时或通宵用于搭建,应提前和酒店确认和沟通到位。)

  • 谈好房间数浮动的比例,或提前多订两间房。

  • 提前确定酒店能给什么优惠措施。


经过以上层层筛选,最终呈现给老板的方案,应该包含3-5个你认为最靠谱的场地。一旦老板敲定了场地,同时还有好档期,一定要及时预订付订金,先下手为强。



订场地中有哪些坑?


不懂酒店操作方式是一大坑点,和酒店沟通不到位可能影响搭建或对接,而不提前预订(付订金)则可能导致影响档期确定。


我们建议,把包括搭建时间、房间预订浮动比例、酒店优惠在内的所有需求,和酒店提前沟通,以免酒店无法提供或来不及准备影响年会效果和体验。


始终记住“有些好档期,一旦错过就不在”。一般来讲,1000人以上的活动,一般要提前4个月预订,500人-1000人活动要提前3个,200-500人要提前2个月,200人以下要提前1个月。


祝你迈过3个大坑,办一场完美的年会。